Οργανόγραμμα
Το οργανόγραμμα αποτελεί ένα δομικό εργαλείο για την διαχείριση μιας οποιασδήποτε επιχειρησιακής μονάδος. Σε αυτό καθορίζονται οι τομείς τα τμήματα και οι θέσεις εργασίας. Στο οργανόγραμμα επίσης καθορίζονται οι ροές του οργανισμού, επικοινωνίες, διαδικασίες, σκοπιμότητες, καθώς και αναμενόμενα "προίοντα" (αποτελέσματα) ανά τομέα, τμήμα, θέση εργασίας.
Ο σκοπός του είναι να επιτρέπει στο σύνολο του προσωπικού να γνωρίζει τι συμβαίνει σε κάθε τομέα, τμήμα, και να οργανώνει ανθρώπους και διαδικασίες, ευθυγραμίζοντας τους σε κοινούς, σκοπούς και στόχους.
Τα τρία πιο διαδεδομένα οργανογράμματα είναι, τύπου Πυραμίδας, Δένδρου, Κυκλικό.
Η δημιουργία οργανογράμματος σε έναν οργανισμό, προϋποθέτει βασική εκπαίδευση του Προσωπικού, έτσι ώστε το αποτέλεσμα να είναι λειτουργικό.
Τα «δεν ξέρω», «δεν είναι δική μου δουλειά», «πιστεύω ότι έκανα ότι μπορούσα», «ο άλλος φταίει » σταματούν άμεσα μόλις το εργαλείο τεθεί σε εφαρμογή.
Η επιλογή του τύπου οργανογράμματος γίνεται για να εξυπηρετεί τις πραγματικές ανάγκες του οργανισμού, που αποφασίζει να υιοθετήσει ανάλογα οργανωτικά πρότυπα.
Θα μπορούσαμε να πούμε μάλιστα ότι αποτελεί και το συνώνυμο της οργάνωσης, και της τάξης σε επιχειρηματικό επίπεδο.
Οποιαδήποτε επιχειρησιακή ομάδα άνω των τριών ατόμων θεωρείται οργανισμός. Στην πλειονότητα τους η επιχειρήσεις δεν διαθέτουν οργανόγραμμα, σε κάποιες περιπτώσεις δε, αυτό περιορίζεται ως απεικόνιση μέσω ενός απλού πίνακα.
Ορισμός Οργανογράμματος
Οργανόγραμμα είναι η αποτύπωση της ιδανικής δομής που έχει επιλέξει
μία επιχείρηση.
Απεικονίζει όλες τις ομάδες ομοειδών λειτουργιών και τις αντίστοιχες υποομάδες οι οποίες έχουν επιλεγεί από το Management και με την κατάλληλη συνεργασία μπορούν να οδηγήσουν την επιχείρηση στην επίτευξη του σκοπού της.
Κάθε βασική ομάδα διαθέτει μία περιγραφή λειτουργιών, ένα πολύτιμο προϊόν που πρέπει να παράγει και μία κατεύθυνση γραμμών επικοινωνίας
για την επίτευξη αποτελεσματικής συνεργασίας με τις υπόλοιπες ομάδες
για την παραγωγή του τελικού πολύτιμου προϊόντος μιας επιχείρησης δηλαδή του σκοπού της.
Τομέας Διοίκησης –Διαχείρισης
Ο τομέας της είναι υπεύθυνος για το σχεδιασμό και τη δημιουργία της βασικής επιχειρησιακής δομής και της εγκατάστασης της λειτουργίας της επιχείρησης στο νομικό, κοινωνικό, πολιτικό και τεχνολογικό περιβάλλον που δραστηριοποιείται. Είναι υπεύθυνος για της οργανωτικές δομές που υφίστανται και για τη δημιουργία του πλαισίου δράσης για όλους της υπόλοιπους τομείς. Δημιουργεί το επιχειρησιακό πλάνο δράσης και διαχειρίζεται επιτελικά της μονάδες κόστους με μέγιστο τελικό πολύτιμο προϊόν την επίτευξη του επιθυμητού κέρδους.
Τομέας Ανθρώπινου Δυναμικού
Ο τομέας της είναι υπεύθυνος για την εξεύρεση την αξιολόγηση την πρόσληψη την εγκαθίδρυση την εκπαίδευση την εξέλιξη και την απομάκρυνση όλων των ανθρώπων του δυναμικού της επιχείρησης. Χρησιμοποιεί γνώσεις διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, επιχειρησιακής ψυχολογίας νομοθεσίας εργατικού δικαίου, διάφορα τεστ και διαδικασίες αξιολόγησης.
Τομέας Marketing
Ο τομέας της είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία ζήτησης των προϊόντων και υπηρεσιών μιας επιχείρησης. Της οι λειτουργίες του πραγματοποιούνται με στόχο την έρευνα της αγοράς, την τμηματοποίηση του target group, τον καθορισμό συγκεκριμένων ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων για το συνολικό προϊόν, την τιμολογιακή και την ευρύτερη εμπορική πολιτική τα σημεία και τα δίκτυα διάθεσής των προϊόντων, της τρόπους και τα συστήματα αποθήκευσης και διανομής των προϊόντων και τις απαραίτητες διαδικασίες για την τελική απόκτηση των προϊόντων της επιχείρησης από την αγορά στόχο. Ο τομέας του Marketing θεωρείται ίσως ο πιο σημαντικός τομέας μιας επιχείρησης γιατί εν γένει είναι υπεύθυνος για τα συνολικά έσοδα του κύκλου εργασιών της. Είναι επίσης γνωστό και καθορισμένο ότι γύρω από το marketing concept δομούνται οι υπόλοιπες λειτουργίες μιας επιχείρησης.
Τομέας Οικονομικών
Ο τομέας της είναι υπεύθυνος για τη συνεχή διαχείριση όλων των οικονομικών στοιχείων κάθε μονάδας κόστους της επιχειρησιακής λειτουργίας. Είναι υπεύθυνος για την αξιολόγηση και την τελική έγκριση κάθε σταθερού ή μεταβλητού εξόδου αλλά και τη διαχείριση με όσο το δυνατόν αποδοτικότερο τρόπο των εσόδων της επιχείρησης. Με αυτόν τον τρόπο ο τομέας των οικονομικών συντελεί καταλυτικά στη βιωσιμότητα της επιχείρησης και την εταιρική φήμη απέναντι σε πελάτες προμηθευτές και γενικότερα όλη την αγορά. Σε συνεργασία με τον τομέα της Διοίκησης και Διαχείρισης είναι ο πρώτος τομέας που λειτουργεί παράλληλα από την απόφαση υλοποίησης μια επιχειρηματικής ιδέας έως και μετά τη δυνητική λήξη της επιχειρησιακής λειτουργίας.
Τομέας Παραγωγής
Ο τομέας αυτός είναι υπεύθυνος για τη δημιουργία και την παράδοση του συνολικού προϊόντος μιας επιχείρησης στην αγορά στόχο. Βάση εκείνης της λειτουργίας του τομέα Marketing, που ορίζει τα επιθυμητά χαρακτηριστικά που πρέπει να περιλαμβάνει το προϊόν ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες της αγοράς στόχου, ερευνά αξιολογεί προμηθεύεται και χρησιμοποιεί μέσα από συγκεκριμένες διαδικασίες όλα εκείνα τα υλικά και άυλα συστατικά που είναι απαραίτητα για την επιθυμητή παραγωγή των προϊόντων και υπηρεσιών της επιχείρησης . Στη συνέχεια ο τομέας Παραγωγής φροντίζει για την κατάλληλη παράδοση των προϊόντων και υπηρεσιών της επιχείρησης στην αγορά στόχο με τέτοιο τρόπο ώστε να επιτυγχάνεται η ύψιστη ικανοποίηση αυτής.
Τομέας Ποιοτικού Ελέγχου
Ο τομέας αυτός είναι υπεύθυνος για την πιστοποίηση όλων των διαδικασιών κάθε άλλου τομέα και την πιστοποίηση της τελικής ποιότητας προϊόντων και υπηρεσιών που λαμβάνει η αγορά στόχος της επιχείρησης. Χρησιμοποιώντας κατάλληλα σχεδιασμένες λίστες ελέγχου και λίστες κριτικών σημείων παρακολουθεί σε περιοδική βάση όλα τα επιμέρους πολύτιμα προϊόντα των υπολοίπων τομέων, επιβραβεύει τα καλώς κείμενα και εντοπίζει τα σημεία εκείνα που χρήζουν επιδιόρθωσης. Η πιο σημαντική λειτουργία του τομέα αυτού είναι εκείνη που διατηρεί συνεχώς τα ίδια ποιοτικά και ποσοτικά χαρακτηριστικά που βάση καθορισμένων διαδικασιών πρέπει να εμπεριέχουν όλα τα προϊόντα και οι υπηρεσίες της επιχείρησης που παραδίδονται στην τελική αγορά στόχο. Ο τομέας του ποιοτικού ελέγχου αποτελεί το άγρυπνο μάτι του τομέα Διοίκησης – Διαχείρισης στον έλεγχο όλης της επιθυμητής επιχειρησιακής λειτουργίας.
Τομέας Ανάπτυξης
Ο τομέας αυτός είναι υπεύθυνος για την αδιάκοπη στοχευμένη και ελεύθερη έρευνα με στόχο την εξεύρεση πιθανών νέων αγορών-στόχων και νέων προϊόντων και υπηρεσιών. Όλες οι λειτουργίες του τομέα είναι σαφώς καθορισμένες και στοχοποιημένες έτσι ώστε οι έρευνες που πραγματοποιούνται να αποτυπώνουν όχι μόνο επιχειρηματικές ευκαιρίες αλλά και συγκεκριμένα σχέδια δράσης για την υλοποίηση και εκμετάλλευση των ευκαιριών αυτών από την επιχείρηση. Το πρώτο βασικό πολύτιμο προϊόν του τομέα βάση της παραπάνω διαδικασίας είναι ομάδες πιθανών πελατών που μέχρι σήμερα δεν έχει απευθυνθεί η επιχείρηση και που θα μπορούσαν να ενδιαφερθούν για τα υφιστάμενα προϊόντα και υπηρεσίες αυτής χωρίς καμία διορθωτική προϊοντική παρέμβαση. Το έτερο πολύτιμο προϊόν του τομέα είναι ομάδες δυνητικών προϊόντων που μέχρι σήμερα δεν έχει κατασκευάσει η επιχείρηση τα οποία θα μπορούσαν να καλύψουν ανάγκες της υφιστάμενης αγοράς στόχου που δεν έχουν καλυφτεί έως σήμερα από τα υπάρχοντα προϊόντα και τις υπηρεσίες.
